Ante la creciente y cada vez más compleja normativa aplicable a las empresas, la realidad práctica de los negocios y las relaciones con la comunidad, se debe verificar si la adopción de un sistema o modelo de compliance, generará el resultado buscado, esto  es,  prevenir  conductas  riesgosas,  premiar  la  conducta  ética  y,  en  definitiva, fomentar una cultura de apego a las normas y buenas prácticas en cada organización.

Para  ello,  existe  una  evaluación  que  debe  ser  realizada  periódicamente, respondiendo la siguiente interrogante ¿es suficientemente bueno nuestro programa de cumplimiento? Esta pregunta es la que hacen inversionistas, directores y gerentes y cuya respuesta no es del todo sencillo. 

Previo a contestar la pregunta sobre la efectividad del modelo de compliance, se debe verificar que en su diseño e implementación se han cumplido con las etapas o pasos clave. En este sentido, no pueden faltar: 

Planificación:  Para  lograr  la  implantación  de  un  programa  de compliance  en  el centro del negocio, se deben identificar los requisitos normativos, reglamentarios y las políticas internas sobre las que se busca tener visibilidad. Se deben asignar los recursos destinados a esa labor y las áreas, gerencias o personas involucradas en el proceso, como también  la  definición  de  sus  funciones  y  responsabilidades  en  la implementación del modelo. 

Diseño: Esto implica delinear políticas y procedimientos o actualizar los existentes, evaluar  riesgos  concretos  que  enfrenta  la  organización  en  sus  actividades,  su impacto, probabilidad de ocurrencia, los factores mitigantes y controles sobre los riesgos identificados. Asimismo, se debe buscar disminuir la discrecionalidad de las decisiones que tomen los miembros de la organización e incluir una rendición de cuentas periódica. 

Implementación:  Involucra  poner  en  práctica  las  políticas,  procedimientos  y controles  y  capacitar  a  los  empleados  sobre  cómo  seguirlos.  De  las  etapas identificadas, puede ser la que tome más tiempo al equipo de trabajo.

Monitoreo: Revisión periódica de las políticas, su actualización y los procedimientos y los controles para garantizar su efectividad. En el monitoreo, se pueden utilizar distintas  herramientas,  como  el  levantamiento  de  KPI ?s  (indicadores  clave  de rendimiento)  relevantes,  la  realización  de  auditorías  y  evaluaciones  de  riesgos, material clave para la confección de reportes a la alta administración y el directorio, 

Revisión y Mejora: Actividad permanente, basada en los resultados del seguimiento y las auditorías realizadas al modelo de compliance. Esto puede implicar realizar cambios o actualización de las políticas, procedimientos y controles, como también, actualizar los materiales de capacitación, los roles y responsabilidades de las áreas, gerencias o personas involucradas.

En  general,  el  cronograma  para  desarrollar  e  implementar  un  modelo  de cumplimiento puede variar entre unos pocos meses y varios años, según el tamaño, la  complejidad  de  la  organización  y  los  requisitos  reglamentarios  que  deben cumplirse.  En cuanto al modelo de compliance mismo, hay una serie de elementos que deben ser considerados y que no son sustituibles, esto es, cubrir las necesidades específicas de la organización, monitoreado y mejorado de manera efectiva. Asimismo, debe ser consistente con las normas aplicables a la organización, locales, nacionales e incluso internacionales, ser participativo obteniendo feedback de los distintos miembros de la  organización,  aplicarse  en  todos  los  niveles,  funciones  y  áreas  de  la  empresa, evitando  así  la  impresión  de  que  existe  una  doble  moral  y  flexibilidad  en  la interpretación de las políticas y la ejecución de los procedimientos. Asimismo, es necesario que el programa de cumplimiento y los materiales de apoyo, publicaciones, páginas  web,  boletines  y  otros  medios  de  información  utilizados,  incluyendo  el material diseñado para socios comerciales y proveedores, sea fácilmente asequible. Un buen programa de compliance debe incluir un canal de denuncia y una línea de consultas que asesore y aborde las preguntas e inquietudes de los miembros de la organización en forma confidencial o anónima, con garantía de no represalias y las investigaciones de denuncias deben ser realizadas de acuerdo a protocolos claros y conocidos. Finalmente,  la  adopción  del  modelo  de compliance  será  mucho  más  rápido,  si incluye  lenguaje  de  fácil  comprensión,  evitando  siglas  o  términos  técnicos, ofreciendo ejemplos de la vida real, buscando promocionar una cultura institucional en que exista un equilibrio entre la confianza y el ambiente de control, permitiendo así que los colaboradores no tomen decisiones que pueden llevar a la organización a asumir riesgos innecesarios. Por último, el modelo de cumplimiento deberá tener la flexibilidad necesaria para adoptar  nuevas  herramientas  o  modelos  de  lenguaje  o  aprendizaje  basados  en inteligencia artificial, cuyo uso está cada vez más normalizado.

Estas herramientas enriquecerán los modelos de cumplimiento, haciendo más amigable la interacción con los usuarios (a través de chatbots, asistentes virtuales u otro) o con muchas otras utilidades que hoy no podemos ni imaginar. Tal como lo indiqué en una columna anterior, hacer el trabajo bien, por el bien de las  personas,  con  integridad,  es  la  tarea  primordial  que  cada  miembro  de  una organización, lo cual debe estar impreso en la gestión diaria y en cada nuevo desafío que se asuma, evitando tomar cualquier atajo ético, ya que los logros valen, si a ellos se llega a través del camino correcto.

Andrés Marín 

Abogado, Universidad de Chile  

Magíster en Derecho de la Empresa, Pontificia Universidad Católica de Chile 

Postítulo en Negociación Avanzada Metodología Harvard y Libre Competencia 

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