¿Qué es el benchmarking y cómo aplicarlo en un negocio?

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El mundo del marketing digital es variable y dinámico. Día a día surgen nuevas tendencias a conocer para avanzar en la organización de las empresas o marcas de la mejor forma posible. Realizar un estudio de benchmarking es la opción adecuada para esto.  

El benchmarking consiste en encontrar las mejores prácticas dentro o fuera de la empresa a través de la comparación de técnicas, procesos y servicios de otras organizaciones con el objetivo de aumentar su eficiencia y competitividad

El motivo principal de esta tendencia es tomar las prácticas destacables de otros negocios y adaptarlas al ámbito laboral de la organización para mejorar los servicios ofrecidos a la audiencia. A pesar de esto, no es necesario que sean empresas del mismo rubro, sino que en otros sectores se pueden encontrar soluciones eficientes que ayuden en el rendimiento y productividad. 

El proceso de benchmarking puede aplicarse en diferentes procesos, enfoques y funciones, ya que el proceso está focalizado en la calidad, tiempo, efectividad, coste y satisfacción que tiene el público objetivo

Características del benchmarking 

  • Tiene fines objetivos:  Como principal característica del benchmarking está la objetividad y cómo se construye con razones específicas que sean parte de la estrategia de una organización.
  • Analiza las tendencias:  Analizar constantemente las tendencias según los referentes del mercado que sirven como guía para la mejora continua del proceso. 
  • Está orientado a buenas prácticas:  El benchmarking, como parte de un programa de mejora continua que incorpora procesos de retroalimentación, tiene como característica orientar sus objetivos a mejorar las prácticas para identificar oportunidades de mejora. 

¿Para qué sirve el benchmarking?

El benchmarking sirve para comparar y detectar ejemplos de buenas prácticas. A pesar de que se puede confundir con un análisis de competencia, el benchmarking permite implementar todo lo bueno de una campaña y adaptarlo a un negocio para mejorar su desempeño. 

Además, sirve para impulsar de manera positiva el proceso de mejora de trabajo, elevando la productividad y ayudando a identificar fortalezas y debilidades que permitan ajustar y optimizar los procedimientos. 

Invertir en esta estrategia puede dar respuesta a incidentes dentro de la organización, en especial cuando se trata de reducir un riesgo empresarial, crear eficiencia  y proteger la marca. 

Objetivos del benchmarking

El aprendizaje constante que supone el benchmarking sirve para mejorar el rendimiento de la empresa, adquirir conocimiento de las mejores prácticas empresariales del sector para implementarlas en la organización. 

Frente a esto, los objetivos del benchmarking son simples y se enfocan en la eficiencia productiva de la empresa a través de los procesos actuales. Así cada componente será más rentable.

También, apuntan a incrementar la calidad de la compañía de manera interna y externa, lo que se traduce en que tanto miembros como clientes perciban los cambios. De esta manera, puede convertirse en una referencia dentro de la industria aplicando mejores prácticas

Además, el benchmarking de la competencia da la oportunidad de volver un negocio más fuerte y adaptarlo a las las tendencias y comportamientos con antelación.

Ventajas y desventajas del benchmarking

  • Ventajas
  1. Crea un cambio de paradigma 
  2. Analiza la competencia
  3. Promueve la cultura de la evolución
  4. Genera cultura de cooperación
  5. Es una práctica económica eficiente
  6. Motiva a los empleados
  • Desventajas
  1. Representa gastos inevitables
  2. Contiene riesgo de perder la identidad empresarial

Análisis y benchmarks - Ekara by ip-label

Tipos de benchmarking

1. Benchmarking interno

En este tipo de benchmarking no se observa a la competencia, sino que se hace la comparación entre los distintos departamentos o áreas de la compañía. Así podrás dar solución a problemas, identificar conflictos, debilidades y fortalezas de cada área y los procesos que se pueden mejorar. 

2. Benchmarking competitivo

Con este método se puede tener conocimiento de la posición que tiene una empresa en comparación a sus competidores. Lo ideal es determinar y profundizar los procesos, estrategias y técnicas para lograr objetivos comerciales. 

Una de las ventajas de este tipo de benchmark es comparar el desempeño de la empresa con la competencia para detectar posibles fallas y ajustarlas a los resultados que se quieran obtener. Su implementación es con pruebas de comparación, así como la determinación de todas las ventajas y desventajas de los competidores directos. Se evalúan desde los productos, servicios y procesos similares al de la organización que hayan detectado como más exitosos.

3. Benchmarking funcional

En este tipo de benchmarking no sólo se debe observar a la competencia, sino que ampliar la búsqueda, incluir competidores directos y organizaciones que no compartan ningún área del negocio. Así se podrá saber qué negocio u empresa está haciendo bien su trabajo. 

4. Benchmarking genérico

Se concentra en el análisis de procesos operacionales, y se distingue en comparar los logros de la organización con lo mejor que exista en la industria, sea en funciones o procesos.  La similitud entre estos procesos de distintas áreas de la misma empresa ayudará a una adecuación de sistemas o crear procesos de mejora. 

¿Cómo hacer un benchmarking?

1. Planifica

El primer paso es determinar las acciones a evaluar y comparar con los objetivos previamente establecidos. También, debe existir una toma de decisiones respecto a cuáles empresas o áreas se enfocarán y confirmar los métodos de recopilación de datos e información. 

La estrategia debe tener un objetivo relacionado con el área de mejora y determinar qué tipo de benchmarking se aplicará dependiendo de los objetivos que tenga la empresa. Esto es vital para saber si será interno o con otra empresa dentro de la industria o no. 

Al establecer los aspectos, es importante conformar un equipo de trabajo que esté a cargo de la organización y dirección de las distintas etapas del benchmarking. Existen algunas herramientas que sirven como solución de problemas relacionados con la calidad, que se contrastan con métodos de estadísticas, como muestreos de encuestas, aceptación hipótesis, diseño de experimentos, análisis multivariados, entre otros.

Además, se deben realizar todas las preguntas necesarias, ya que de esto dependen los buenos resultados de la estrategia de benchmarking. 

2. Recolección de datos

Es importante determinar la metodología de recolección de datos. Esta puede ser a través de cuestionarios telefónicos, correo electrónico o entrevistas personales. Es relevante tener en consideración el nivel de contacto que se tiene en cada medio. 

Otro plan de acción importante es conseguir información detallada sobre los aspectos a investigar, aclarar y verificar la información previamente obtenida. Esta etapa está enfocada en responder las preguntas: ¿cómo hacemos nuestros procesos? y ¿cómo lo hacen otras empresas? Por esto, hay que tener la mayor cantidad de información necesaria y detallada. 

3. Analiza

Cuando se haya revisado la información recopilada, es importante proyectar los resultados, para esto se requiere un profundo análisis de datos. Se deben detectar causas fundamentales e identificar los facilitadores a utilizar para el desarrollo de mejoramiento en el análisis de los procesos de negocio. 

Lo que resulte adaptable para la empresa será lo que se debe aplicar, es importante analizar cada buena práctica y comprobar la estrategia que traerá resultados positivos para el negocio.  

Una vez que se haya logrado determinar una información más precisa, se debe comparar el desempeño. De esta manera habrá más claridad sobre las brechas dentro de la organización y será útil para determinar sus causas.

Como proceso final, es importante evaluar la viabilidad de los facilitadores finales. Determinar esta situación es crucial, ya que a partir de ella se obtendrá lo mejor en las prácticas de negocio. También, se podrá saber si los procesos serán mejores de lo que son actualmente o si excederán la satisfacción o expectativas.

4. Actúa

El propósito de esta etapa es implementar los mejoramientos seleccionados, aplicando el conocimiento aprendido durante el estudio de benchmarking. Es muy relevante generar metas y objetivos para obtener los resultados esperados. Además, siempre se debe mantener motivado al equipo de trabajo para que los cambios sean tomados de la mejor manera. 

Las metas deben estar sustentadas en datos reales de lo observado en el estudio de benchmarking. Esto brinda un cuadro realista de lo que podría ser realmente el cambio implementado en la organización. Es relevante no exigir al equipo de trabajo, sino que los cambios deben ser progresivos, pues así se podrá mantener todo equilibrado a cargo de alguien que administre los procesos. 

Al finalizar y analizar los procesos de mejoramiento, algo que dará significado a la labor realizada es el reconocimiento y la premiación de los miembros que hicieron posible los cambios. Además, se debe hacer un seguimiento de las mejoras, generando un reporte con la información destacada del benchmarking que será de gran utilidad para los proyectos posteriores. 

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