Cuando se trata de trabajar en equipo para poner en marcha proyectos complejos, existen herramientas que facilitan y ordenan la tarea.

Una de ellas es la metodología Scrum, un proceso en el que se aplican un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente y obtener el mejor resultado posible. Se trata de una metodología ágil que tiene como finalidad la entrega de valor en períodos cortos de tiempo y para ello se basa en tres pilares: la transparencia, inspección y adaptación.

Estas buenas prácticas que mencionamos se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos.

En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. A estos bloques de tiempo, fijos y conocidos por todos los participantes, se les llama Sprints. Por ello, Scrum está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, los requisitos son cambiantes o poco definidos, y donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales.

Scrum también se utiliza para resolver situaciones en que no se está entregando al cliente lo que necesita, cuando las entregas se alargan demasiado, los costos se disparan o la calidad no es aceptable, cuando se necesita capacidad de reacción ante la competencia, cuando la moral de los equipos es baja y la rotación alta, cuando es necesario identificar y solucionar ineficiencias sistemáticamente o cuando se quiere trabajar utilizando un proceso especializado en el desarrollo de producto.

Al estar enmarcada dentro de las metodologías agile, Scrum se basa en aspectos como: 

• La flexibilidad en la adopción de cambios y nuevos requisitos durante un proyecto complejo.
• El factor humano.
• La colaboración e interacción con el cliente.
• El desarrollo iterativo como forma de asegurar buenos resultados.

Los pilares o características de la metodología Scrum más importantes son 3:

1. Transparencia

Con el método Scrum, todos los implicados tienen conocimiento de qué ocurre en el proyecto y cómo ocurre. Esto hace que haya una visión global del proyecto.

2. Inspección

Los miembros del equipo Scrum frecuentemente inspeccionan el progreso para detectar posibles  problemas. La inspección no es un examen diario, sino una forma de saber que el trabajo fluye y que el equipo funciona de manera auto-organizada.

3. Adaptación

Cuando hay algo que cambiar, el equipo se ajusta para conseguir el objetivo del sprint. Esta es la clave para conseguir el éxito en proyectos complejos, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos y en donde la adaptación, la innovación, la complejidad y flexibilidad son fundamentales.

Los beneficios de esta metodología

Al considerar la entrega mensual (o quincenal) de resultados, Scrum aporta diversas ventajas:

• Gestión regular de las expectativas del cliente y basada en resultados tangibles.
• Resultados anticipados (time to market).
• Flexibilidad y adaptación respecto a las necesidades del cliente, cambios en el mercado, etc.
• Gestión sistemática del Retorno de Inversión (ROI).
• Mitigación sistemática de los riesgos del proyecto.
• Productividad y calidad.
• Alineamiento entre el cliente y el equipo de desarrollo.
• Equipo motivado.

Roles en el equipo Scrum

Con la metodología Scrum, el equipo tiene como foco entregar valor y ofrecer resultados de calidad que permitan cumplir los objetivos de negocio del cliente.

Para ello, los equipos de Scrum son auto-organizados y multifuncionales, donde cada uno es responsable de unas tareas determinadas y de terminarlas en los tiempos acordados (Sprints). Esto garantiza la entrega de valor del equipo completo, sin necesidad de ayuda o la supervisión minuciosa de otros miembros de la organización.

En Scrum existen 3 roles muy importantes: Product Owner, Scrum Master y Equipo de desarrollo.

Product owner: responsable de maximizar el valor del trabajo del equipo de desarrollo. La maximización del valor del trabajo viene de la mano de una buena gestión del Product Backlog, el listado de tareas que involucra un proyecto. Es el único perfil que habla constantemente con el cliente. Un equipo Scrum debe tener solo un Product Owner y éste puede ser parte del equipo de desarrollo. 

Scrum Master: responsable de que las técnicas Scrum sean comprendidas y aplicadas en la organización. Es el manager de Scrum, un líder que se encarga de eliminar impedimentos o inconvenientes que tenga el equipo dentro de un sprint, aplicando las mejores técnicas para fortalecer el equipo. Dentro de la organización, el Scrum Master tiene la labor de ayudar en la adopción de esta metodología en todos los equipos. 

Equipo de desarrollo: encargado de realizar las tareas priorizadas por el Product Owner. Es un equipo multifuncional y auto-organizado. Son los únicos que estiman las tareas del product backlog, sin dejarse influenciar por nadie. Los equipos de desarrollo no tienen sub-equipos o especialistas. La finalidad de esto es transmitir la responsabilidad compartida si no se llegan a realizar todas las tareas de un sprint. 

Cómo es el proceso Scrum

Dentro del proceso Scrum, el desarrollo iterativo se realiza en un sprint, que contiene los siguientes eventos: sprint planning, daily meeting, sprint review y sprint retrospective.

1. Sprint

Es el corazón de Scrum, es el contenedor de los demás hitos del proceso. Todo lo que ocurre en una iteración para entregar valor está dentro de un sprint. La duración máxima es de un mes, el tiempo se determina en base al nivel de comunicación que el cliente quiere tener con el equipo. Los sprints largos pueden hacer que se pierda feedback valioso del cliente y poner en peligro el proyecto.

2. Sprint planning

En esta reunión, todo el equipo Scrum define qué tareas se van a abordar y cuál será el objetivo del sprint. La primera reunión que se hace en el sprintpuede llegar a tener una duración de 8 horas para sprints de un mes. 

La definición de qué se va a hacer implica que el equipo tenga un objetivo y se encuentre comprometido con la entrega de valor que se hará al cliente al final del sprint. A esto se le llama sprint goal.

El resultado de esta reunión es el sprint goal y un sprint backlog.

3. Daily meeting

Es una reunión diaria dentro del sprint que tiene como máximo 15 minutos de duración. En ella debe participar, sí o sí, el equipo de desarrollo y el Scrum Master. El Product Owner no tiene necesidad de estar presente. Esta reunión es la más oportuna para poder inspeccionar el trabajo y poder adaptarse en caso de que haya cambio de tareas dentro de un sprint.

En esta reunión, cada miembro del equipo responde a tres preguntas:

¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización para ayudar al equipo a cumplir su objetivo?

¿Qué voy a hacer a partir de este momento para ayudar al equipo a cumplir su objetivo?

¿Qué impedimentos tengo o voy a tener que nos impidan conseguir nuestro objetivo?

4. Sprint review

La review del valor que vamos a entregar al cliente se hace en esta reunión, al final de cada sprint. Su duración es de 4 horas para sprints de un mes, y es la única reunión de Scrum a la que puede asistir el cliente. En ella, el Product Owner presenta lo desarrollado al cliente y el equipo de desarrollo muestra su funcionamiento. El cliente valida los cambios realizados y además brinda feedback sobre nuevas tareas que el Product Owner tendrá que agregar al Product backlog.

5. Sprint retrospective

La retrospectiva es el último evento de Scrum, tiene una duración de 3 horas para Sprints de un mes, y es la reunión del equipo en la que se hace una evaluación de cómo se ha implementado la metodología Scrum en el último sprint. Es una gran oportunidad para el equipo Scrum de inspeccionarse a sí mismo, proponiendo mejoras para el siguiente sprint.

El resultado debe ser una lista de mejoras que debe aplicar el siguiente día, ya que al finalizar la retrospectiva, inmediatamente comienza un nuevo sprint, que incluye el sprint planning, daily meeting, sprint reviewy la ya mencionada sprint retrospective.

Asociación Nacional de Avisadores de Chile.